Maxim Usik

Pelasta maailma palaverissa – näillä vinkeillä menestyt neuvotteluissa

5.12.2018 15.36

Lasse Leipola

Suurin osa maailmaa muuttavista päätöksistä tehdään kokouksissa. Vihreän Langan vinkeillä selätät oman edun tavoittelijat ja käännät vaikeat neuvottelut yhteisen hyvän edistämiseksi.

Tunne etiketti

Kokousetiketin ymmärtäminen auttaa kaikissa kokouksissa ja palavereissa. Varsinkin muodollisessa kokouksessa, kuten yhtiökokouksessa, on hyödyllistä tietää, miten pyydetään puheenvuoro tai millaisia puheenvuoroja käytetään missäkin vaiheessa. Palavereissa pärjää usein samalla asiallisella tyylillä kuin muissakin arkikeskusteluissa.

Valmistaudu paperilla

Selvitä etukäteen, millaisesta kokouksesta on kyse ja mistä siellä päätetään. Lue esityslista, jos sellainen on saatavilla. Oma asia kannattaa yrittää saada esityslistalle.

”Pohjaesityksillä on taipumus mennä läpi. Jos kokouksen kestoon voi vaikuttaa, kiireisempi aikataulu edesauttaa sitä, että mennään pohjaesityksen mukaan. Se on tietysti vähän kyseenalainen keino”, sanoo Kansalaisareenan toiminnanjohtaja Leo Stranius. Helsingin kaupunginvaltuutettuna hän on tottunut kokoustamaan myös paikallispolitiikassa.

Tunne osanottajat

”Kannattaa miettiä, keitä muita kokoukseen osallistuu ja millaiset ovat heidän taustansa ja tavoitteensa”, sanoo Suomen Puheopiston toimitusjohtaja Marsa Bäck.

Myös Stranius kannustaa keskustelemaan ihmisten kanssa etukäteen: ”Kannattaa lobata ihmisiä omalle kannalleen jo ennen kokousta.”

Aseta tavoitteet

Mieti etukäteen, mikä on tärkein tavoitteesi. Mistä olet valmis luopumaan saavuttaaksesi sen?

”Varsinaisen päätavoitteen lisäksi on hyvä miettiä osatavoitteita ja sivutavoitteita. Eli sellaisia, joilla varsinainen tavoite etenee tai joilla jää muiden mieleen, vaikka tavoite tyrmättäisiin”, Bäck sanoo.

Huolla koneistosi

Hyvään valmistautumiseen kuuluu myös se, että olet fyysisesti kokouskunnossa. Nälkä, jano, väsymys ja vessahätä vievät huomion pois itse asiasta.

Ole läsnä

Ole ajoissa ja keskity asiaan. Puhelinta tai tietokonetta voi tarvittaessa käyttää muistiinpanojen tekemiseen tai olennaiseen tiedonhakuun. Älä silti anna somen viedä huomiotasi.

Puhu ytimekkäästi

Puhu vähän, mutta asiaa. Pitkät saarnat jäävät vähälle huomiolle.

”Kokouspuheenvuoro on parhaimmillaan lyhyt, yhdestä kolmeen minuuttia, jotta se jää mieleen. Sen pitää lähteä kuulijoiden tarpeista liikkeelle”, Bäck neuvoo.

Hänen mukaansa vastalauseiden esittäjät voi yrittää riisua aseista jo etukäteen.

”Jos tiedetään, että joku tietty vastalause on tulossa, sen voi tyrmätä jo etukäteen. Eli sanotaan vaikka, että tästähän ollaan usein tätä mieltä, mutta me olemme selvittäneet asiaa ja tiedämme, että näin ei ole.”

Kuuntele ja kysele

Älä takerru siihen, mitä luulet muiden ajattelevan. Kuuntele ja esitä kysymyksiä.

”Kysymysten esittäminen on tärkeää. Siten voit perustella kantaasi myös muiden näkökulmasta”, Bäck sanoo.

Palvelualojen ammattiliiton puheenjohtaja Ann Selin neuvoo, että pelkän kuuntelemisen lisäksi kannattaa pyrkiä ymmärtämään mahdollisimman hyvin, mikä on varsinainen motiivi tavoitteiden takana.

”Yritä ymmärtää, mitä ongelmaa toinen osapuoli yrittää tavoitteillaan ratkaista. Se antaa tilaa vaihtoehtoisille ratkaisukeinoille.”

Tue faktoilla

Hyvä puheenvuoro lähtee muiden osallistujien tarpeista ja etenee sen jälkeen omaan kantaan tai esitykseen.

”Vasta näiden jälkeen kannattaa vahvistaa omaa kantaa esimerkeillä, laskelmilla tai tutkimuksilla”, Marsa Bäck sanoo.

Hae kompromisseja

Neuvottelijoiden pitää ymmärtää, että lopputulos on aina kompromissi.

”Selkävoittoja harvoin kannattaa tavoitella, varsinkin jos sama vastapuoli on jatkossakin edessä”, Ann Selin sanoo.

Leo Stranius muistuttaa, että palaverissa menestyminen ei ole välttämättä sitä, että saa, mitä haluaa. Se voi olla myös sitä, että haluaa sitä, mitä saa.

”Pitää olla kiitollinen, jos joku muu esittää vielä paremman ratkaisun. Sen takiahan päätöksenteossa on mukana muita ihmisiä, että eri näkökulmat huomioidaan ja päätös jalostuu. Pitää nähdä yli oman tavoitteen.”

Tweet